আমদানি, রপ্তানি এবং ইনডেন্টিং ব্যবসায় প্রথম পরিচিতিমূলক ইমেইল বা অফার লেটার অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। মনে রাখবেন, এটি সম্ভাব্য ক্রেতা এবং বিক্রেতার সঙ্গে প্রথম যোগাযোগ স্থাপন করে এবং ব্যবসায়িক সম্পর্কের ভিত্তি গড়ে তোলে। তাই প্রথম ইমেলের ক্ষেত্রে আমাদের সেই ব্যাপারটি মাথায় রাখা উচিত।
প্রথম ইমেইলের গুরুত্বঃ
দেখুন ইংরেজীতে একটা কথা আছে, ফাস্ট ইম্প্রেশান ইজ লাস্ট ইম্প্রেশান, সো বুঝতেই পারছেন। তাছাড়াও একজন প্রফেশনাল ম্যানুফেকচারার বা সাপ্লায়ার প্রতিদিন বহু ইমেইল রিসিভড করেন সারা পৃথিবী থেকে। সো যেনতেন ইমেলের উত্তর দেওয়ার সময় বা চিন্তা করা তার পক্ষে সম্ভব নয়। তাই আপনার ইমেলে যদি পেশাদারিত্ব এবং ব্যবসা হওয়ার মতো ইলিমেন্ট না থাকে, তাহলে উত্তর পাওয়ার সম্ভাবনা একেবারেই ক্ষীণ। আসুন দেখি আমাদের প্রথম ইমেইলটি কেমন হওয়া উচিত।
পজেটিভ ধারণা সৃষ্টি করাঃ আপনার প্রথম ইমেইল টি এমন হওয়া উচিত যেন আপনার কাউন্টার পার্ট এর ভিতর একটা পজেটিভ ভাইব তৈরী হয়। যেন আপনার ইমেইলটি আপনার কোম্পানির পেশাদারিত্ব এবং বিশ্বাসযোগ্যতার প্রতিচ্ছবি তৈরী করে। একটা চমৎকার ও সু-রচিত ইমেইল আপনার বায়ার বা সাপ্লায়ারকে আপনার ব্যবসার প্রতি আগ্রহী করে তুলতে পারে।
ব্যবসায়িক সম্পর্কের ভিত্তি স্থাপনঃ দেখুন আপনার ইমেইল টি এমনভাবে লেখা উচিত যার মধ্যে আপনার কাঙ্খিত আকাঙ্খা টি পরিপূর্ণভাবে ফুটে উঠে। যেন সে উত্তর দেওয়ার তাড়না অনুভব করে। শুধুমাত্র আপনার পরিচয় এবং কোম্পানির পরিচয় দিয়ে মেইল করলে উত্তর পাওয়ার সম্ভাবনা থাকে না। তাই মেইলটি এমনভাবে দিতে হবে যেখানে পণ্যের ব্যাপারে সু-স্পষ্ট ধারণা এবং আপনার জিজ্ঞাসা ফুটে উঠে।
বিশ্বাস ও আস্থা বৃদ্ধি করাঃ আপনার ইমেইলটি সুস্পষ্ট, সঠিক তথ্য এবং প্রফেশনাল ওয়েতে লিখতে হবে। যেন ইমেইলটি পাওয়ার পর আপনার বায়ার বা সাপ্লায়ার এটিকে ফেইক বা স্কেম মনে না করে। এই ধরনের ইমেইল ই আপনার ব্যবসার প্রতি আপনার বায়ার বা সাপ্লায়ারের আস্থা বৃদ্ধি করবে, যা একটি দীর্ঘস্থায়ী সম্পর্ক গড়ে তুলতে সহায়তা করবে।
এ ব্যাপারে আরো বিস্তারিত ইনডেফথ জানতে আমাদের ফ্রি কোর্সটি দেখতে পারেন।
ইমেইল রচনার মূল উপাদানঃ
পরিচিতিঃ আপনার কোম্পানি এবং আপনার পরিচয় স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।
উদ্দেশ্যঃ ইমেইল প্রেরণের কারণ এবং আপনি কী প্রস্তাব করছেন তা পরিষ্কারভাবে জানান।
পণ্য/সেবা বিবরণঃ আপনার পণ্য বা সেবার বৈশিষ্ট্য, সুবিধা এবং মূল্য উল্লেখ করুন।
যোগাযোগের তথ্যঃ আপনার যোগাযোগের তথ্য প্রদান করুন, যাতে আপনার বায়ার বা সাপ্লায়ার সহজে আপনার সঙ্গে যোগাযোগ করতে পারে।
ইমেইল রচনার সময় বিবেচ্য বিষয়ঃ
সংক্ষিপ্ততা ও স্পষ্টতাঃ ইমেইলটি সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট হওয়া উচিত, যাতে প্রাপক সহজে মূল বিষয়টি বুঝতে পারে।
ভাষার পেশাদারিত্বঃ সৌজন্যমূলক এবং পেশাদার ভাষা ব্যবহার করুন, যা আপনার এবং আপনার ব্যবসার প্রতি পজেটিভ ধারণা তৈরী করবে।
ব্যক্তিগতকরণঃ প্রাপকের নাম ও পদবী এবং কোম্পানির তথ্য উল্লেখ করে ইমেইলটি করতে হবে, যাতে করে যথাযথ অথরিটির মনোযোগ আকর্ষণ করা যায়। আর তাতে করে আপনার উত্তর পাওয়ার সম্ভাবনা বেড়ে যাবে।
আশাকরি উপরে উল্লেখিত ব্যাপারগুলো বুঝতে পেরেছেন। এ বিষয়ে আরো বেশি জানতে চাইলে আমাদের ফ্রি কোর্সটি দেখতে পারেন।